Weerbaarheid begint bij ketendenken: van procesmanagement naar aantoonbare continuïteit
Weerbaarheid en veerkracht staan vandaag de dag hoog op de agenda van vrijwel iedere organisatie. Of het nu gaat om verstoringen in de supply chain, uitval van systemen of onverwachte crises: organisaties willen voorbereid zijn en onder alle omstandigheden blijven presteren. Maar wie op zoek gaat naar de basis van een weerbare organisatie, komt vaak uit bij iets veel fundamentelers: heldere werkafspraken, duidelijke processen en goed georganiseerd eigenaarschap.
Bij GO Company vertalen wij deze basis al jaren naar proces- en ketenmanagement. Juist daar worden de fundamenten gelegd voor bedrijfscontinuïteit (BCM), wendbaarheid en duurzame prestaties.
Processen als fundament
Procesmanagement is voor veel organisaties een bekend begrip, al wordt het nog regelmatig onderschat. Om met plezier en succes te kunnen werken, is het van wezenlijk belang dat processen duidelijk zijn vastgelegd, doelen helder zijn geformuleerd en verantwoordelijkheden expliciet zijn belegd.
Een organisatie functioneert immers optimaal wanneer medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht, hoe hun werkzaamheden bijdragen aan organisatiedoelstellingen en wie verantwoordelijk is voor het aansturen en verbeteren van processen.
Van processen naar ketens
Veel organisaties richten zich primair op afzonderlijke processen. Maar de werkelijkheid is vaak complexer. De prestaties van een organisatie worden zelden bepaald door één proces alleen. Juist de samenhang tussen processen bepaalt of een klant krijgt wat is beloofd, of een product tijdig wordt geleverd en of dienstverlening blijft functioneren tijdens een verstoring.
Hier komt ketenmanagement in beeld.
Een keten is een aaneenschakeling van twee of meer processen die gezamenlijk gericht zijn op het voortbrengen van een product of dienst, met een meetbaar resultaat waarvoor een keteneigenaar eindverantwoordelijk is.
Waar proceseigenaren verantwoordelijk zijn voor hun eigen onderdeel van de keten, draagt de keteneigenaar verantwoordelijkheid voor het totale ontwerp, de samenhang en de prestaties van de gehele keten.
Dat vraagt om een andere manier van kijken. Niet vanuit afdelingen of disciplines, maar vanuit de gezamenlijke waardecreatie. Want uiteindelijk geldt ook hier een bekende waarheid: een keten is zo sterk als haar zwakste schakel.
Het doorbreken van silo’s
Ketenmanagement draait in essentie om georganiseerd samenwerken. Het overbrugt de bekende “eilandjes” binnen organisaties, waar afdelingen ieder hun eigen doelstellingen nastreven zonder voldoende oog voor het gezamenlijke resultaat.
Door gezamenlijke ketendoelstellingen te formuleren ontstaat een gemeenschappelijke focus. Daarmee verschuift de aandacht van lokale optimalisatie naar het realiseren van het organisatieresultaat als geheel.
Dat klinkt logisch, maar in de praktijk vraagt het om duidelijke afspraken over eigenaarschap, mandaat, rapportages en samenwerking.
10 bouwstenen voor effectieve ketenbesturing
Succesvolle ketens kenmerken zich door een aantal vaste principes. Samengevat bestaat effectieve ketenbesturing uit tien essentiële elementen:
- Eén ketendoel
Zorg voor één helder en gedeeld ketendoel. - Concrete outputs
Ontwerp processen en outputs vanuit hun bijdrage aan het ketendoel. - Samenhang
Borg de onderlinge afstemming tussen alle schakels in de keten. - Draagvlak
Creëer commitment op doelstellingen, ontwerp en besturing van de keten. - Eigenaarschap
Beleg verantwoordelijkheden expliciet bij keten- en proceseigenaren. - Mandaat
Zorg dat eigenaren beschikken over het benodigde mandaat om te sturen. - Communicatie
Maak het ketendoel bekend bij alle betrokken medewerkers. - Overlegstructuur
Richt een passende overlegstructuur in voor effectieve ketensturing. - Rapportage
Werk met één heldere rapportage over de realisatie van de ketendoelstellingen. - Coaching
Ondersteun stakeholders bij het ontwikkelen van effectief ketengedrag en ketensturing.
Deze principes vormen samen het besturingsmodel dat nodig is om ketens niet alleen te ontwerpen, maar ook daadwerkelijk bestuurbaar te maken.
De verbinding met weerbaarheid
De relatie tussen ketenmanagement en weerbaarheid wordt bijzonder zichtbaar binnen bedrijfscontinuïteitsmanagement (BCM). Organisaties zijn immers afhankelijk van een netwerk van interne processen, leveranciers, partners en andere stakeholders.
Wanneer een verstoring optreedt, blijkt al snel dat continuïteit niet wordt bepaald door individuele afdelingen, maar door de prestaties van de gehele keten.
Daarom is samenwerking met ketenpartners cruciaal. Niet alleen tijdens de uitvoering, maar juist ook in het ontwerp van de keten. Organisaties die hier bewust mee omgaan, stellen zichzelf belangrijke vragen:
- Is er een duidelijk ketendoel?
- Is het eigenaarschap helder belegd?
- Hebben betrokkenen voldoende mandaat om beslissingen te nemen?
- Is er een passende rapportage- en overlegstructuur?
- Worden prestaties en risico’s over de gehele keten gemonitord?
Wanneer deze vragen positief kunnen worden beantwoord, ontstaat een organisatie die niet alleen voorbereid is op verstoringen, maar ook daadwerkelijk in staat is om onder moeilijke omstandigheden te blijven functioneren.
Continuïteit in de uitvoering in plaats van beschrijven
Veel organisaties beschikken tegenwoordig over plannen, procedures en beleidsdocumenten voor continuïteit. Dat is een belangrijke eerste stap. De echte uitdaging zit echter in de dagelijkse praktijk.
Weerbaarheid ontstaat niet door documenten alleen, maar door de uitvoering van heldere processen, goed ingerichte ketens en een effectieve samenwerking tussen alle betrokken partijen.
Bij GO Company helpen we organisaties hun processen en ketens zo in te richten dat continuïteit niet alleen is vastgelegd, maar ook aantoonbaar werkt wanneer het erop aankomt. Want veerkracht ontstaat niet tijdens een crisis. Veerkracht ontstaat in de keuzes die je vandaag maakt.
Klaar om de stap te maken van processen beheren naar effectief optreden wanneer het erop aankomt? Neem vrijblijvend contact op, ik denk graag met je mee.
Dit artikel is geschreven door
Verwante artikelen
