Waarom procesmanagement (top)sport is

Geschreven door: Martine van Nuenen Datum: 14-07-2020 Tag: Blog

Be­gin ju­li gin­gen de sport­scho­len weer open. Ein­de­lijk moch­ten we weer. Ge­luk­kig kon ik de af­ge­lo­pen maan­den be­hoor­lijk goed trai­nen in de ach­ter­tuin. Ik doe aan kracht­trai­ning, bok­sen en yo­ga. Een mooie com­bi­na­tie die mij in even­wicht houdt. Aan de ene kant de uit­laat­klep: lek­ker al­les van mij af­slaan en me­zelf tel­kens wil­len ver­be­te­ren door nog net even een ex­tra ge­wicht­je mee te pak­ken. Aan de an­de­re kant rust vin­den op de yo­ga­mat.

Procesmanagement is als boksen

Toen ik na een pittig lesje boksen weer achter mijn bureau zat, bedacht ik mij dat procesmanagement niet anders is dan boksen. Beide starten met het onder de knie krijgen van een standaard om van daaruit continu te verbeteren. Als een succesvol team uit olympische ringen bestaat, zoals mijn collega Fons Gieles schreef, dan is procesmanagement niet anders dan (top)sport.

Start en techniek

Succesvol zijn in een sport begint met een goede start. Ik moest eerst leren hoe ik mijn lijf moest inzetten om zoveel mogelijk kracht in een uithaal te leggen met boksen. En voordat ik gewichten mocht liften, moest ik eerst weten vanuit welke houding ik dit deed en welke materialen en mogelijkheden er waren. Voordat je succesvol binnen een organisatie mee kunt draaien, moet je weten welke processen er binnen die organisatie zijn, hoe deze worden uitgevoerd en wie hier de eindverantwoordelijkheid voor draagt.

Training en leren

Door regelmatig te trainen, veel te oefenen, kritisch op jezelf te blijven én te willen leren van fouten  kom je verder. Een trainer kijkt naar je vorderingen en daagt je uit naar een volgende stap. Tegelijkertijd zorgt de trainer ervoor dat je niet te snel gaat, ook al wil je nog zo graag. Zo is het ook bij procesmanagement: door de uitvoering van het proces te meten en metingen te analyseren, bepaal je met elkaar de best practice. Aan de hand daarvan kun je verder verbeteren.

Routine en strakke schema’s

Sporten op niveau is een kwestie van volhouden, dingen nalaten én zorgen voor routine. Kijk maar naar topsporters. Ze trainen volgens strakke schema’s. Hun leven staat in het teken van de sport. Verslonzen is er niet bij. Een dag niet trainen betekent een afwijking in de routine en vermindering van kwaliteit. Net als bij procesmanagement. Wanneer je processen niet onderhoudt, niet consequent toepast en van bepaalde handelingen geen routine maakt, zal dit ten koste gaan van de kwaliteit van je output. En dat zorgt er uiteindelijk voor dat je je klanten niet kunt leveren wat je beloofd hebt. Je houden aan afspraken binnen de bedrijfsvoering is dus een vereiste om succesvol te zijn en te blijven.

Piektijden en herstelperiodes

In topsport heb je piektijden en herstelperiodes. Die calculeer je vooraf in. Met je trainer neem je een jaarschema door. Zodat je vooraf weet waar je aan toe bent. De herstelperiode is een tijd van rust en reflectie. Je kijkt terug én je blikt vooruit. Ook dat is in procesmanagement niet anders. Neem de tijd om te knallen, maar zorg ook voor reflectieperiodes. Net als topsport valt er bij procesmanagement altijd iets te verbeteren. Informatie kan immers verouderen, of we vallen na een aantal maanden terug in oude routines en gaan dan toch weer op een eigen manier informatie opslaan, om maar wat voorbeelden te noemen.

Successen vieren

Sporters die winnen vieren hun successen. Ze krijgen een schouderklop, rennen een ereronde, worden toegejuicht en nemen medailles in ontvangst. Dat zouden we in het bedrijfsleven vaker mogen doen. Bewust stilstaan bij de successen en die samen vieren.

Procesmanagement kan nooit op vakantie

Eigenlijk is er één verschil in de vergelijking sport, topsport en procesmanagement. Sporters en topsporters houden vakantie. Echte vakantie waarin misschien een potje badminton gespeeld wordt of wat baantjes in het zwembad getrokken worden. Procesmanagement kan nooit op vakantie. Want als het proces stilvalt, realiseren we onze output niet en wordt er geen enkele eindstreep behaald. Dus beste proceseigenaren, vergeet niet om, voordat je de out of office aanzet om van een welverdiende vakantie te gaan genieten, ook de waarneming op jouw rol van proceseigenaar te regelen!