Een lege inbox en een helder plan: zo krijg je rust in je hoofd
Ken je dat gevoel? Je opent je inbox en ziet een eindeloze reeks aan ongelezen e-mails. Je to-do lijst lijkt alleen maar langer te worden, en aan het eind van de dag heb je het idee dat je van alles hebt gedaan, maar niets écht hebt afgerond. Geen overzicht, geen planning, geen rust in je hoofd.
Toen ik ruim 10 jaar geleden bij GO Company begon, was mijn inbox een groot archief. Ik had er geen last van. Althans, dat dacht ik. Maar toen het effect van een overvolle inbox werd uitgelegd tijdens de GO training, een constante stroom van open eindjes en onopgeloste, niet-geplande taken, realiseerde ik me dat het heel anders kan. En dat de stress die zo’n inbox en reeks van taken die je hebt of denkt te hebben met zich meebrengt, ervoor zorgt dat je ook veel minder effectief en efficiënt kunt zijn in je werk. Sindsdien staat de inbox dagelijks op 0 mails (gelezen én ongelezen) en dat geeft écht zoveel rust. Met een paar eenvoudige gewoontes kun je orde scheppen en een systeem creëren dat je helpt om je werk én hoofd opgeruimd te houden.
Hoe pak je dit nu aan?
- Verwerk je e-mails in blokken – Check je inbox niet de hele dag door, maar plan vaste momenten in waarop je je e-mails verwerkt. Bijvoorbeeld twee keer per dag: ‘s ochtends en aan het eind van de dag.
- Pas de 2-minutenregel toe – Kan een e-mail binnen twee minuten worden afgehandeld? Doe het meteen. Zo voorkom je dat kleine taken zich opstapelen. Zo niet, plan dan de actie direct in je agenda om het op te volgen en informeer de zender wanneer hij of zij een reactie van je kan verwachten.
- Archiveer of verwijder wat niet relevant is – Niet alles hoeft in je inbox te blijven staan. Archiveer wat je later nog nodig hebt en gooi onbelangrijke e-mails weg. Hou je inbox dus echt elke dag op 0!
- Schrijf je uit voor onnodige nieuwsbrieven – Een overvolle inbox wordt o.a. gevuld door ongevraagde updates en nieuwsbrieven. Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je eigenlijk toch niet leest.
- Werk vanuit je agenda – Je agenda is je enige actielijst, waarin al je activiteiten staan die je uit gaat voeren. Geen to-do-lijstjes, geen mappen of vlaggetjes: je agenda leidt je door de dag. Maar maak wel de afspraak met jezelf: plan the work is één ding, maar work the plan moet een logisch gevolg zijn!
Rust in je hoofd!
Een lege inbox, je taken en werkzaamheden in je agenda gepland, het zijn dé ingrediënten voor een prettige werkdag en rust in je hoofd. Al ruim 10 jaar ervaar ik dat het een geweldige methode is om overzicht te hebben en houden en bovenal ontspanning te ervaren in alle hectiek die het werk toch vaak brengt. Collega Joop van Baal schreef hierover ook eerder al een drietal blogs met de aanvliegroute richten, inrichten, verrichten: Hoe krijg je dingen écht gedaan:
De stappen in deze blog komen ook aan de orde in de GO training en natuurlijk nog veel meer. Wil jij ook je productiviteit verhogen, zonder stress? En met meer plezier? Schrijf je dan in voor een van de trainingen op basis van open inschrijving in Woerden of Tilburg en word onverslaanbaar!
Dit artikel is geschreven door
Verwante artikelen
