Succesvolle livegang CASER Legal Edition bij SRM Rechtsbijstand
Maandag 3 februari 2025 was een bijzondere dag voor SRM Rechtsbijstand: de officiële livegang van CASER Legal Edition!
Na maanden van intensieve samenwerking tussen SRM Rechtsbijstand en GO Company is een belangrijke mijlpaal bereikt. Vanaf 3 februari werken alle medewerkers van SRM volledig in CASER, een krachtige casemanagementapplicatie die volledig is afgestemd op de werkprocessen van de organisatie. De succesvolle implementatie is het resultaat van een zorgvuldig voorbereid traject, waarin met veel gedrevenheid is samengewerkt aan een naadloze overgang.
Dag van de livegang
De dag begon vroeg, met een energieke en doelgerichte start. De verantwoordelijken van SRM en de verantwoordelijken vanuit GO Company kwamen bijeen om de laatste belangrijke punten door te nemen. Tijdens deze dagstart werden de laatste checks uitgevoerd en werd gezorgd voor een soepele opstart. Niet veel later stroomden de medewerkers het kantoor binnen en begonnen zij vol enthousiasme met hun eerste werkdag in CASER. Het was fantastisch om te zien hoe iedereen direct aan de slag ging en vrij snel en gemakkelijk zijn of haar weg vond binnen de nieuwe dossiermanagementapplicatie. Uiteraard kwamen er hier en daar vragen over de werking van het systeem, maar dankzij de aanwezige experts van GO Company werden deze snel en efficiënt beantwoord, waardoor iedereen moeiteloos kon doorwerken.
Zoals Karin Herben, adjunct-directrice bij SRM Rechtsbijstand, aangaf:
“De voortvarende aanpak en de snelheid waarmee alles wordt opgepakt, dragen bij aan een efficiënte en succesvolle samenwerking.”
Met deze woorden onderstreept zij het gestructureerde en doeltreffende verloop van de implementatie van CASER. De effectieve samenwerking en de proactieve houding van alle betrokkenen zorgen ervoor dat het proces soepel en doelgericht verliep.
Hier sluit John Verbeek, projectmanager van Bovemij gedurende het CASER-implementatietraject, zich volledig bij aan:
“GO Company blinkt uit in het oplossen van technische problemen; hun snelheid en doeltreffendheid hierin zijn bijzonder indrukwekkend. Ze pakken alles snel en vakkundig op, wat erg prettig is.”
Volgens de projectmanager verliep het proces uiterst soepel, mede dankzij de snelle en doeltreffende aanpak van testbevindingen. Alle ingebrachte wensen werden zorgvuldig opgepakt en doorgevoerd, waarbij maatwerk op een indrukwekkende manier werd geleverd. Dit zorgde voor een implementatie die niet alleen efficiënt, maar ook volledig afgestemd was op de behoeften van de betrokken partijen.
Een van de grootste uitdagingen in dit traject was de conversie van bestaande dossiers. In totaal zijn meer dan 80.000 dossiers succesvol overgezet naar CASER, een prestatie die zorgvuldige planning en nauwkeurige uitvoering vereiste. Zoals Barend Cnossen, CTO van GO Company, benadrukt:
“De grootste uitdaging is de grote complexiteit van een datasysteem dat je niet kent overzetten naar onze eigen CASER-applicatie.”
Deze uitspraak onderstreept het belang van technische expertise en de zorgvuldige aanpak die nodig was om deze complexe migratie succesvol te realiseren.
Daarnaast zijn er belangrijke koppelingen gelegd met diverse systemen, waaronder AFAS, Zivver en Aangetekend mailen om een gestroomlijnde en efficiënte werkomgeving te garanderen. Door deze integraties kunnen medewerkers sneller schakelen en wordt er aanzienlijk efficiënter gewerkt, vooral omdat zij vanaf de implementatie werkelijk alle dossierhandelingen vanuit deze ene applicatie kunnen uitvoeren.
Dit bevestigt Laura Jordan, jurist en key user bij SRM Rechtsbijstand:
“De grootste meerwaarde van CASER is de casemanagementapplicatie een alles-in-één oplossing biedt. Waar voorheen meerdere applicaties nodig waren voor verschillende taken, is nu alles binnen één systeem geïntegreerd. Dit maakt niet alleen het werkproces overzichtelijker, maar zorgt er ook voor dat dossiers eenvoudig en geautomatiseerd kunnen worden opgesteld. De processen zijn efficiënter ingericht, waardoor zaken sneller afgehandeld kunnen worden.”
Een maand na de implementatie
Nu, een maand later, is binnen SRM Rechtsbijstand duidelijk merkbaar welke impact de implementatie van CASER heeft op de dagelijkse werkwijze. De overgang naar de nieuwe casemanagementapplicatie heeft geleid tot een aanzienlijke wijziging in processen en routinematige werkzaamheden. De key users van SRM Rechtsbijstand beschrijven de nieuwe situatie als volgt:
‘’Het werken met CASER verloopt in veel opzichten sneller en stabieler. Met name binnen de backoffice wordt het systeem als gebruiksvriendelijk en betrouwbaar ervaren. De reacties vanuit medewerkers zijn erg positief; er is vooral veel waardering voor de efficiëntie, de stabiliteit en de brede functionaliteit die het systeem biedt.
Op de frontdesk zijn er nog enkele aandachtspunten. Daar leeft het gevoel dat de mogelijkheden van het systeem nog niet volledig worden benut. Deze beleving hangt voornamelijk samen met de flinke veranderingen in werkwijze en de logisch daarbij behorende aanpassingstijd. Verdere optimalisatie van het gebruik, meer ervaring met het systeem en het nieuwe proces en gerichte kennisdeling gaan dit ongetwijfeld oplossen.
Ten opzichte van de situatie twee maanden geleden zijn duidelijke verbeteringen zichtbaar. Het structureren en ordenen van dossiers verloopt efficiënter dankzij functies zoals tags, omschrijvingen en berichtsoorten. Dit draagt bij aan een beter overzicht en een gestroomlijndere en vlottere afhandeling van werkzaamheden.
De grootste meerwaarde van CASER voor SRM Rechtsbijstand ligt in de centrale beschikbaarheid van uiteenlopende functionaliteiten binnen één systeem. Correspondentie, agendabeheer en documentverwerking kunnen volledig geïntegreerd worden afgehandeld, zonder gebruik van aanvullende applicaties. Bovendien onderscheidt het systeem zich door een hoge mate van stabiliteit en consistentie in het dagelijks gebruik.’’
Dankzij de inzet, expertise en samenwerking van alle betrokkenen is CASER nu volledig geïntegreerd binnen SRM Rechtsbijstand. De succesvolle livegang markeert een belangrijke stap in de verdere digitalisering en optimalisatie van de organisatie. Met deze innovatieve casemanagement oplossing is SRM klaar voor de toekomst en kunnen medewerkers zich nog beter focussen op het leveren van hoogwaardige juridische dienstverlening aan hun klanten.
Wilt u meer weten over CASER Legal Edition of een van de andere CASER Editions? En bent u benieuwd hoe deze oplossing ook uw organisatie kan versterken? Neem dan gerust contact met ons op voor meer informatie. Wij denken graag met u mee!
Dit artikel is geschreven door
Verwante artikelen
