Hoe krijg je dingen ècht gedaan (fase 3: verrichten)

Geschreven door: Joop van Baal Datum: 24-11-2020 Tag: Blog

We wil­len het al­le­maal. Din­gen ge­daan krij­gen. En dan ook nog bin­nen een vast­ge­stel­de tijd. Het lukt va­ker niet dan wel. Het suc­ces zit ‘m in de drie fa­sen van Rich­ten, In­rich­ten en Ver­rich­ten. Onlangs schreef ik over de eerste fase Richten: zorg dat je een duidelijke meetbare doelstelling hebt waar vanuit je je werk organiseert. Daarna volgde de tweede fase Inrichten; ontwerp de activiteiten die nodig zijn om je doelstelling met glans te behalen. Vandaag neem ik je mee in de derde fase, Verrichten. Want als je weet wat er van je verwacht wordt en je hebt je activiteiten ontworpen die hiervoor nodig zijn, dan is het tijd om deze activiteiten uit te voeren, te verrichten!

Het grote geheim van het verrichten is voor mij: “Plan the work and work the plan.” Makkelijker gezegd dan gedaan, zul je denken. Niets is minder waar. Met deze vier tips is het net zo makkelijk gedaan als gezegd.

1. Gepland input beoordelen

Ik zorg ervoor dat er twee momenten op de dag tijd gepland staan om al mijn input te beoordelen. Telefoon, e-mail, aantekeningen van vergaderingen enz. Deze input beoordeel ik aan de hand van de vraag: moet ik er iets mee?

a. Nee, dan weggooien of archiveren
b. Ja, dan direct doen of plannen om te doen

Informeer de (in- of externe) klant en manage dus zijn of haar verwachting. Hoef je hem alleen nog maar na te komen!

2. Werken vanuit je agenda

Mijn agenda is mijn enige actielijst. Hierin staan al mijn activiteiten die ik ga uitvoeren. Ik heb geen losse briefjes, mailtjes die ik terugzet of opnieuw naar mezelf stuur. Geen mapjes, vlaggetjes of andere hulpmiddelen. Alleen een agenda, werkplezier en een flinke dosis zelfdiscipline. Want discipline is naast werkplezier een belangrijk ingrediënt voor planmatig je werk verrichten.

Een planning maken zonder de geplande taken uit te voeren heeft voor mij geen waarde. Het is voor mij onbetaalbaar om aan het einde van de dag mijn werk af te ronden met een lege mailbox, alle geplande taken netjes uitgevoerd te hebben en op veertjes naar huis te gaan. Let op, want er liggen wel een paar duiveltjes op de loer. Deze duiveltjes proberen je af te leiden.

3. Uitdagingen

Wees je bewust van vier overbekende uitdagingen.

1. Verstoringsduivels: deze duiveltjes bevinden zich in je telefoon of laten zich zien via notificaties. Ze zijn daarnaast erg gedreven om collega’s in te zetten om veel ad hoc vragen te stellen. Als ze je niet zien zitten op de werkvloer doen ze dat wel via de chat of bellen ze.
2. Uitstelgedragduivels: deze praten op je in. Ze vertellen je dat het prima is om toch even iets anders te doen zodat je daarna of een andere keer de geplande taak wel weer oppakt.
3. Multitaskduivels: deze duivels maken je wijs dat het effectiever en efficiënter is om meerdere taken tegelijk af te handelen, dan single tasken ofwel taak voor taak te werken.
4. “Kan ik wel onthouden duivels: deze duivels zorgen er onterecht voor dat je denkt dat je geheugen een betrouwbaarder systeem is dan je werkplanning in je agenda.

Last but not least: zorg voor een goede werkplek. Probeer je werkplek af te stemmen op de taken die je gaat uitvoeren. Zo kun je verstoringen of afleidingen voorkomen. Zo krijg je het wel gedaan!