Procesauteur: structuur aanbrengen waar anderen complexiteit zien
“Onze processen zijn te complex om vast te leggen.”
“In de praktijk verloopt het proces altijd anders.”
“Onze processen zijn te groot om te vangen in één procesmodel.”
Het zijn uitspraken die we regelmatig horen aan het begin van een procesworkshop. Begrijpelijk, want medewerkers ervaren dagelijks variaties, uitzonderingen en afhankelijkheden die hun werk complex maken.
Toch komen deelnemers tijdens vrijwel iedere workshop tot dezelfde ontdekking: onder alle variaties ligt een verrassend herkenbaar proces verborgen.
De toegevoegde waarde van de procesauteur
Wanneer mensen vertellen over de dagelijkse uitvoering van hun werk, horen we vaak veel details, variaties, uitzonderingen en verschillende werkwijzen. Daardoor ontstaat al snel het gevoel dat een proces “te ingewikkeld” is om vast te leggen.
Juist hier ligt de toegevoegde waarde van de procesauteur.
Een goede auteur doet veel meer dan processen beschrijven. Door te luisteren, analyseren, structureren en vertalen maakt de auteur zichtbaar wat de essentie van het proces is. Waar anderen vooral complexiteit zien, herkent de auteur de gemeenschappelijke structuur die daaronder schuilgaat.
Niet door details weg te laten, maar door onderscheid te maken tussen wat essentieel is voor het proces en wat onderdeel is van de uitvoering ervan. Daarmee draagt de auteur niet alleen bij aan betere processen, maar ook aan een belangrijk element van onze GO Circle: Toegewijde Medewerkers. Mensen die begrijpen hoe hun werkzaamheden bijdragen aan het grotere geheel, weten wat er van hen verwacht wordt en zien hoe hun werk samenhangt met dat van collega’s, zijn beter in staat om eigenaarschap te nemen en actief bij te dragen aan verbetering.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een mooi voorbeeld daarvan zien we binnen een opdracht bij een Veiligheidsregio in Nederland. Als er één omgeving is waarin werkzaamheden telkens anders verlopen, dan is het daar wel. Een brand, overstroming, groot verkeersincident of stroomstoring: geen enkele calamiteit is hetzelfde.
De eerste reactie is dan vaak:
“Hier kun je toch onmogelijk processen voor ontwerpen?”
Juist wel.
Niet door iedere mogelijke situatie en uitzondering volledig uit te werken, maar door een robuuste procesbasis te ontwerpen waarin variatie een vanzelfsprekend onderdeel van het proces is.
Zo ontstaat een heldere structuur die houvast biedt in de uitvoering, zonder de noodzakelijke flexibiliteit te beperken.
Eén gezamenlijke taal
De kracht van een goede auteur zit niet alleen in het vastleggen van processen, maar vooral in het creëren van een gezamenlijke taal.
Daarom zijn wij vanwege de eenvoud en toegankelijkheid groot voorstander van UPN (Universele Proces Notatie). Deze notatie maakt processen begrijpelijk voor iedereen binnen de organisatie. Medewerkers, leidinggevenden en proceseigenaren kijken naar hetzelfde procesmodel en spreken dezelfde procestaal. In onze whitepaper ‘Vastleggen’ gaan we hier dieper op in en beschrijven we waarom een gezamenlijke taal essentieel is voor grip op je processen en het succesvol implementeren van procesgericht werken.
Wanneer processen helder zijn beschreven:
- weten mensen beter wat er van hen verwacht wordt
- worden verantwoordelijkheden duidelijker
- is zichtbaar wat de toegevoegde waarde van iedere stap is
- wordt de samenhang tussen processtappen inzichtelijk
- ontstaat minder discussie over werkwijzen
- worden verbeterkansen sneller zichtbaar
- kan kennis eenvoudiger worden overgedragen
Conclusie
Processen worden niet succesvol doordat ze tot in detail zijn vastgelegd. Ze worden succesvol doordat mensen hetzelfde beeld hebben van hoe het werk georganiseerd is.
Precies daarin ligt de waarde van auteurschap: het zichtbaar maken van de structuur die schuilgaat achter de ogenschijnlijke complexiteit van de dagelijkse praktijk.
Benieuwd welke kansen er binnen jouw organisatie liggen? Neem gerust contact met mij op. Ik denk graag met je mee over hoe processen beter kunnen ondersteunen wat mensen dagelijks doen.
Dit artikel is geschreven door
Verwante artikelen
