Thuiswerken in een organisatie die GO is… Of niet.

Geschreven door: Redactie Datum: 05-11-2021 Tag: Blog

Ik spreek ze steeds va­ker: men­sen die mid­den in het thuis­werk­of­fen­sief van de co­ron­a­pan­de­mie er­gens aan een nieu­we baan zijn be­gon­nen. We dach­ten dat het een tij­de­lij­ke uit­zon­de­ring zou zijn. Maar thuis wer­ken en zelfs thuis aan een nieu­we baan be­gin­nen wordt steeds meer de stan­daard. En dat le­vert al­ler­lei nieu­we in­zich­ten en uit­da­gin­gen op. Vrij­wel ie­der­een die ik spreek, schetst on­ge­veer het­zelf­de beeld. Het is ver­bluf­fend om te zien hoe je via Teams of Zoom toch ge­mak­ke­lijk con­tact maakt met col­le­ga’s. En: “ik weet ei­gen­lijk nog steeds niet pre­cies hoe mijn nieu­we baan werkt, wat er van me ver­wacht wordt en wie nu ei­gen­lijk waar over gaat”.

Op de vraag “wat was er anders geweest als je gewoon op kantoor had gewerkt” volgt meestal het antwoord: “Dan was het gemakkelijker geweest om vragen te stellen en gewoon even naar iemand toe te lopen”. En dat is ook leuk, gezellig interactief en leerzaam. Maar als leidinggevende, manager en GO-adept zie ik een vreselijk beeld opdoemen. Een afdeling waarin iedereen de hele dag met iedereen aan het praten is over allerlei onduidelijkheden in het werk dat ze aan het doen zijn. Het toonbeeld van een NO-GO organisatie. Niet effectief en zeker niet efficiënt.

Er is ook nog een andere conclusie te trekken uit bovenstaande gesprekken. Blijkbaar is het kennelijk tóch lastig om thuiswerkend aan alle informatie te komen die je nodig hebt om je werk te kunnen doen, ondanks de gemakken van telefoon, Zoom en Teams. En dat levert behoorlijk wat verborgen ongelukkigheid in het werk op. Het is namelijk helemaal niet leuk om voor iedere onduidelijkheid weer iemand te moeten bellen. Die vervolgens niet bereikbaar is. En terugbelt als je zelf alweer met de volgende collega in gesprek bent over je vragen. Nog even, en je denkt als nieuwe medewerker dat het aan jóu ligt dat je het allemaal niet snapt, waarna je je vragen maar helemaal niet meer stelt uit angst dat je dom overkomt.

Dat het ook anders kan, zie je in een GO-organisatie. Een organisatie die werkt als een geoliede machine omdat ze gevormd wordt door heldere structuren, slim ontworpen processen en waarin betrokken medewerkers georganiseerd samenwerken en continu verbeteren. Heldere structuren en slim ontworpen processen helpen natuurlijk alleen als die ook voor iedereen bekend zijn. De informatie over hóe er met elkaar georganiseerd wordt samengewerkt moet makkelijk toegankelijk, begrijpelijk en duidelijk zijn. Een goed inwerkprogramma op basis van de standaarden die zijn vastgelegd, met veel aandacht voor de vindbaarheid van alle informatie die je nodig hebt, zorgt er vervolgens voor dat iedereen ook vanuit een thuiswerksituatie vlot en met plezier zijn werk kan doen. Het in kaart brengen en toegankelijk delen van je processen en werkwijzen is de enige manier om ervoor te zorgen dat ook op afstand en met startende medewerkers je organisatiedoelstellingen gehaald kunnen worden.

Dit klinkt misschien als een enorme klus. Vooral als de bestaande werkwijze alleen in de hoofden van enkele medewerkers zit en niet is vastgelegd, of als in de huidige omstandigheden iedereen het werk op zijn eigen manier doet. Het vooruitzicht om alles in kaart te brengen kan dan zo overweldigend zijn dat er maar helemaal niet aan begonnen wordt. Gelukkig zijn er dan partijen die daarbij kunnen helpen. Binnen GO Company  hebben we daar meer dan 25 jaar ervaring in.

Voor nu is het vooral van belang dat elke reis begint met de eerste stap. In het geval van de GO-routekaart: de inventarisatiefase. Daarin brengen we in kaart wat de huidige situatie is, op welke punten er winst te behalen is (en hoeveel), hoe de gewenste situatie kan worden bereikt en welke investering daarvoor nodig is in tijd en geld. Op basis van de kwalitatieve en kwantitatieve businesscase, die na de inventarisatiefase op hoofdlijnen wordt opgesteld, kan een gedegen besluit worden genomen over het vervolg. Door bij de uitvoering van de plannen voortdurend te toetsen of de beoogde resultaten worden gehaald, blijf je als organisatie aan het stuur. Zodat uiteindelijk ook in de thuiswerksituatie iedere medewerker op elk moment weet wat er van hem of haar wordt verwacht, en het werk met plezier, gewaardeerd door klanten en collega’s en met het juiste resultaat kan uitvoeren.