Hoe krijg je dingen ècht gedaan (fase 2 inrichten)
We willen het allemaal. Dingen gedaan krijgen. En dan ook nog binnen een vastgestelde tijd. Het lukt vaker niet dan wel. Het succes van dingen gedaan krijgen is het resultaat van een drietrapsraket: richten, inrichten en verrichten. Een aantal weken geleden schreef ik over de eerste fase richten: zorg dat je een duidelijke meetbare doelstelling hebt waar vanuit je je werk organiseert. Vandaag neem ik je mee in de tweede fase, inrichten. Want als je weet wat er van je verwacht wordt en je bespreekt dit regelmatig met je leidinggevende dan kun je aan de slag. Maar niet voor je een route hebt ontworpen. Eentje waarmee je de eindbestemming of het doel met glans haalt. Jezelf inrichten op je werk doe je aan de hand van drie factoren. Met deze drie factoren ervaar je grip op het werk, rust en overzicht. Het maakt je, samen met de fases richten en verrichten, vele malen productiever.
Goed gebruik van de organisatiestructuur
De organisatiestructuur geeft aan waar welke werkzaamheden binnen de organisatie logischerwijs liggen. Je weet aan de hand van de organisatiestructuur waar jij zit en wie jouw leidinggevende is voor welk deel van je werk. Je weet ook precies voor welke werkzaamheden jouw bedrijfsonderdeel nu wel, maar ook niet, opgesteld staat. Zo vertelt de organisatiestructuur wie wat doet en wie waarover gaat.
Een effectieve overlegstructuur
We communiceren wat af met elkaar op een werkdag. We maken dankbaar gebruik van de technieken die dit mogelijk maken: een mailtje, een appje of een chatbericht. Vaak leidt dit tot ad hoc-activiteiten, verstoringen en overbodige communicatie met collega’s. We worden hierdoor continu voor de keuze gesteld. Keuzes tussen bereikbaarheid en productiviteit.
Deze ad hoc-communicatie maakt het onmogelijk planmatig te werken. Een effectieve overlegstructuur maakt hier een einde aan. Het ontwerp heeft als basis de processen waarbinnen het werk verricht wordt. De processen worden begeleid door een effectieve overlegstructuur. De overleggen zijn niet vrijblijvend. Je denkt bij het ontwerp na over welk onderwerp, met welk doel, met welke rollen je in welke frequentie wilt overleggen om je werk te kunnen realiseren. Iedereen die deelneemt aan het overleg weet wat je komt brengen en wat je komt halen. Bij voorkeur is er een standaardagenda om te voorkomen dat er over van alles en nog wat gesproken wordt. Tegelijkertijd schiet je bij het tot je nemen van input niet meteen in actie via de mail, telefoon of chat, maar bewaar je rust en bespreek je zaken tijdens een overleg.Een effectieve overlegstructuur zorgt ervoor dat de ad hoc-communicatie teruggedrongen wordt naar een absoluut minimum en zorgt ervoor dat je, als je niet overlegt, productief kunt zijn. Het leert je het juiste medium te kiezen voor de prioriteit en urgentie van een onderwerp.
Soepel lopende werkprocessen
Werkprocessen zijn bedoeld om output te realiseren. Toeval wordt daarbij zo veel mogelijk uitgesloten. De werkprocessen geven antwoord op de vraag welke activiteiten je uitvoert, waar je input vandaan komt, welke output je dient op te leveren en waar deze naartoe gaat. Het helpt om met behulp van de organisatiestructuur antwoord te geven op de vraag: “Moet ik het nu wel doen?” Het maakt je scherp in zaken die je wel en niet doet.
Verwante artikelen
