Een goed begin: helder werken voordat het schuurt
In mijn rol als senior consultant en trainer zie ik telkens hetzelfde patroon: een organisatie groeit, iedereen werkt hard en vol enthousiasme, maar ergens begint het te schuren. Deadlines verschuiven omdat informatie ontbreekt, teams gebruiken elk hun eigen werkwijze, of de kwaliteit van deliverables wisselt per week. Uiteindelijk zegt iemand: “We moeten echt iets met processen doen.” En eerlijk? Dat is meestal het moment dat je al een paar bochten te hard hebt genomen.
Professioneel werken begint niet bij het oplossen van problemen achteraf, maar bij start with the end in mind volgens het principe van Covey. Scherp weten welke waarde je wilt leveren en hoe ‘goede’ output eruitziet. Dáár bouw je je proces op. Een goed begin betekent dat je vóór de groei duidelijke werkafspraken hebt, voorspelbare output organiseert en een manier van samenwerken neerzet die iedereen snapt én gebruikt. Precies dat vormt de kern van de Procesinspiratietraining.
“If you can’t describe what you are doing as a process, you don’t know what you’re doing.”
– W. Edwards Deming
Binnen de GO Circle noemen we dat “Heldere werkafspraken”: weten wat je van elkaar mag verwachten en hoe je dat organiseert zodat resultaten voorspelbaar worden. Het is een essentiële voorwaarde voor continu verbeteren.
Waarom organisaties vaak te laat instappen
Groei is een geleidelijk proces. Gelukkig maar, want we hebben tijd nodig om ons hierop aan te passen. Als mens groei je geleidelijk door het leven. En wanneer je kleren te klein worden, zorg je opnieuw voor passende kleding. En later, op het moment dat je kleding qua maat nog wel past, maar qua stijl niet meer, dan pas je je kledingstijl aan. Zodat je de identiteit kunt uitstralen van wie je wilt zijn.
Ook voor organisaties geldt dat groei een geleidelijk proces is. Bij de startfase valt er nog veel informeel, spreekwoordelijk op de achterkant van een bierviltje, te organiseren en af te spreken. Maar naarmate de organisatie groeit, groeit ook de behoefte aan ‘passende kleding’; heldere werkafspraken en meetbare resultaten. Wanneer knelpunten zichtbaar worden, zoals variatie in de output, variatie in de uitvoering, onduidelijke rolverdeling, (te)veel ad-hoc afstemming, dan is de kans groot dat we als organisatie substantieel zijn gegroeid of veranderd zijn. En dat het tijd wordt voor nieuwe kleren; een maatje groter of een kledingstijl die past bij de veranderde identiteit.
Echter, wat we in de praktijk zien is dat we dan in eerste instantie geneigd zijn om ad-hoc deze groeisymptomen te bestrijden, maar niet op zoek te gaan naar de kern of de oorzaak om structureel en duurzaam aan te kunnen passen aan de verandering. Toch vraagt dit vrijwel altijd om dezelfde aanpak: ga de ongewenste variatie in je processen aanpakken en borg opnieuw de uniforme naleving daarvan, zodat je als organisatie weer continue, hoge kwaliteit levert én, misschien nog wel belangrijker, je medewerkers weer met plezier en toewijding elke dag aan het werk zijn!
Heldere werkafspraken en meetbare resultaten
Ik weet het: processen zijn theoretisch, abstract en voor veel mensen saai. En ik ben de laatste die dat zal bestrijden. Maar goed ingerichte én nageleefde processen zijn ook de basis voor werkplezier, hoge kwaliteit producten en diensten en goede bedrijfsresultaten. Het is niet iets waar iedereen dagelijks expliciet bij stil wil staan. Processen zijn als een soort randvoorwaarde: je verwacht als medewerker dat ze goed zijn georganiseerd, zodat je lekker kan werken. En je raakt gefrustreerd, gedesillusioneerd of zelfs afgebrand wanneer dat niet het geval is.
Tijdens de Procesinspiratietraining werk ik daarom altijd met een dubbele lens:
- Een gedeelde taal en structuur om processen scherp te krijgen,
- Heldere werkafspraken die ervoor zorgen dat deze processen ook daadwerkelijk tot leven komen.
Wanneer teams dit eenmaal zien, vallen puzzelstukken snel op hun plek. Ze begrijpen dat stabiele output niet gaat over controle, maar over duidelijke afspraken, slimme standaardisatie en inzicht in prestaties. Precies daar versterken “Heldere werkafspraken” en “Meetbare resultaten”, de tweede dimensie uit de GO Circle, elkaar. Zodra dat fundament staat, ontstaat er beweging. Teams ontdekken dat kleine verbeteringen direct effect hebben: minder herstelwerk, minder misverstanden, meer focus. Dat gevoel van progressie is de motor achter continu verbeteren. Je hoeft niet perfect te beginnen; je moet vooral beginnen mét richting.
Meer weten?
Benieuwd wat de Procesinspiratietraining voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op via 088-2042500 of download de brochure.
Wil je weten hoe je ervoor zorgt dat heldere werkafspraken niet alleen op papier bestaan, maar ook écht werken in de praktijk? Dan nodig ik je van harte uit voor onze masterclass Heldere werkafspraken op 25 februari. Aanmelden kan via deze link.
Dit artikel is geschreven door
Verwante artikelen
