In de financiele wereld worden steeds hogere eisen gesteld aan interne processen. Om de controle over, en de output van, processen te verbeteren mocht GO Company een procesmanagementsysteem implementeren bij Syntrus Achmea Real Estate & Finance.
Van der Wal is sinds een jaar directievoorzitter bij Syntrus Achmea. Zijn voorganger heeft het proces van professionalisering ingezet en riep daarbij de hulp in van GO Company . “Vanuit de gedachte ‘We doen het al heel goed, maar het kan altijd beter’”, vertelt Van der Wal. Hij geeft als voorbeeld dat de organisatie altijd in control is, maar dat er nog heel veel handmatig gebeurde. En dat sommige processen niet altijd voor iedereen even inzichtelijk en helder waren. Syntrus Achmea zag in GO Company een geschikte partner om hen daarbij te helpen.
“We doen het al goed, maar het kan altijd beter.”
Processen in kaart brengen
De eerste klus voor GO Company was het in kaart brengen van alle processen. Een uitdaging. Van der Wal geeft een voorbeeld: “Als je alles in kaart gaat brengen, ontdek je de reikwijdte van al je processen. Denk bijvoorbeeld aan een proces dat je volgt met een nieuwe klant. Er gaat een heel traject schuil achter het moment dat je een klant wilt werven tot het moment dat de klant echt je organisatie binnen is. Dat proces heeft GO Company stapsgewijs, van acquireren tot beheersituatie, helder gemaakt.”
Nieuwe rolverdeling
Het was een intensief jaar, vertelt Van der Wal. Met een aantal ingrijpende consequenties. “De grootste verandering was dat we onze corebusiness beleggen in tweeën opsplitsten. Vastgoed en hypotheken worden nu gescheiden ketens. Daarnaast kwamen we er gaandeweg achter dat sommige taken en verantwoordelijkheden beter bij andere afdelingen ondergebracht konden worden. Dat hebben we dus ook gedaan.”
“We gaan per saldo minder overleggen, maar wel effectiever. Alleen als je rol duidelijk is, ben je aanwezig.”
Ketenbrede optimalisatie
Dit jaar gaat alle tijd en energie naar de optimalisatie van alle processen. Ketenbreed. Van het beschrijven van duidelijke rollen tot wie welke verantwoordelijkheid heeft en op welk moment dat is. En van rapportages opstellen tot KPI’s vaststellen. De duidelijke overlegstructuren betekenen dat er gerichter overlegd wordt. Van der Wal: “We gaan per saldo minder overleggen, maar wel effectiever. Alleen als je rol duidelijk is, ben je aanwezig. Dit geeft weer ruimte en zuurstof in de organisatie om tijd te maken voor de dingen die je echt moet doen. We werken op alle vlakken efficiënter, met meer kwaliteit en meer snelheid. Dat is niet alleen prettig voor onszelf, maar ook voor onze klant. En, het geeft ruimte voor onze groei-ambitie.”
Procesbeheersing in DNA
Om al die veranderingen en verschuivingen in goede banen te leiden, heeft GO Company ook trainingen en workshops gegeven. Daar werd positief op gereageerd. Van der Wal: “Er was draagvlak om makkelijker, efficiënter en sneller te gaan werken. Dit was zeker geen speeltje van de directie. Je kunt nog zoveel bedenken in systemen, uiteindelijk werkt het alleen als de mensen die ermee om moeten gaan het ook gaan doen. Het is in ieders belang om te zorgen dat alle medewerkers de procesbeheersing in hun DNA gaan krijgen.
“GO Company is een ervaren partij met aantoonbare ervaring. Ze kennen het bedrijf door en door en komen met inzichtelijke verbetervoorstellen.”
Via vastleggen naar verankeren
Of Syntrus Achmea nu volledig GO is? Van der Wal: “We zijn hard op weg. GO Company heeft ons goed en professioneel geholpen met adviseren over hoe zaken vast te leggen. Vervolgens hebben ze de implementatie vakkundig begeleid. Met workshops hielpen ze om de nieuwe werkwijze te verspreiden. GO Company faciliteert. Het is nu aan ons om een enander goed binnen de organisatie te verankeren.”
Gelijkwaardige samenwerking
De samenwerking met GO Company bevalt Van der Wal. “Ik hou van verandering, vernieuwing en verbetering. En ik hou van een gelijkwaardige samenwerking. Ons fundament is hartstikke goed en de potentie is om er nog veel meer uit te halen. GO Company is een ervaren partij met aantoonbare ervaring. Ze heeft de ervaring om grote organisaties te begeleiden in het procesmanagement. Inmiddels kennen ze het bedrijf door en door en komen ze met inzichtelijke verbetervoorstellen. Maar de eindverantwoordelijkheid ligt altijd bij ons. Ik zie GO Company als een samenwerkingspartner die eyeopeners creëert, challenges biedt en ons faciliteert naar een hoger plan.”
