‘Niet met zijn allen achter Asterix en Obelix aanrennen.’
De afdeling Veiligheid van de gemeente Eindhoven stond en staat voor stevige uitdagingen. De werkdruk was enorm, de afdeling lange tijd onderbemenst en de taken namen alleen maar toe. Tijd voor focus en verandering. Samen met GO Company (voorheen T-MC) lukte het om een vernieuwde afdeling neer te zetten. Eentje waar processen en afspraken helder zijn. En waar structuren en slim ingerichte processen zorgen voor enthousiaste en betrokken medewerkers.
Rollen en bevoegdheden diffuus
‘De afdeling Veiligheid kreeg er taken bij, de werkdruk was hoog en veel gebeurde ad-hoc en was persoonsgebonden. Geen goede basis om succesvol verder te groeien,’ vertelt Paul van Hooff, sectorhoofd Veiligheid, Juridische Zaken en Bestuur bij de gemeente Eindhoven. ‘Veel rollen en bevoegdheden waren te diffuus. Dat is misschien niet erg als je al lang samenwerkt en alles soepel verloopt. Alleen, als je groeit, kom je op een punt dat zaken beter in kaart gebracht moeten worden. Duidelijke processen en rollen zijn dan noodzakelijk. Zodat medewerkers weten waar ze aan toe zijn, wat er van ze verwacht wordt en vooral wat ze naast zich neer mogen leggen. Omdat anderen daar verantwoordelijk zijn.’
Dagelijkse hectiek
‘Iedereen zag dat er iets moest veranderen, en we probeerden het ook. De drukte van alle dag zorgde ervoor dat de veranderingen niet of niet snel genoeg ingezet werden. En dus zochten we naar een partner die ons daarbij kon begeleiden.’
Professionele kennis van het hele spectrum
Die partner was snel gevonden. Paul: ‘Een van de collega’s had de GO training gevolgd en kwam enthousiast terug. De veranderingen die we wilden doorvoeren hadden te maken met taken, rollen, processen en cultuurverandering. Daarnaast was er ook behoefte aan coaching. T-MC heeft op alle vlakken de professionele kennis en is thuis in het hele spectrum. In het boek ‘Is jouw organisatie al GO’ zag ik ook duidelijk een herkenning van onze gevoelens terug. Bert, en dus T-MC, weet goed wat er moet gebeuren zonder de menselijke maat uit het oog te verliezen.’
Sparren om opdracht scherp te krijgen
Nadat duidelijk was dat Paul en zijn afdeling met T-MC verder zouden gaan, hebben Paul en Bert urenlang van gedachten gewisseld om de opdracht scherp te krijgen. Paul: ‘Het was een kwestie van goed uitpluizen hoe we de kluwen van onze behoefte konden ontrafelen om vervolgens te kijken in welke volgorde we dat zouden doen.’
Vertrouwen van het hele team
Wat Paul erg aansprak is dat er voor het hele traject ruim de tijd werd genomen. En dat alle medewerkers hierbij betrokken werden door interviews af te nemen en door meningen via digitale polls op te halen. Paul: ‘Dat zorgt ervoor dat er bij zowel de leiding als de medewerkers vertrouwen is. En dat er samengewerkt wordt aan de nieuwe weg die je inslaat.’
Gedoseerde en haalbare acties
Tijdens het veranderingsproces was er elke twee weken een terug- en vooruitblik. Paul: ‘Zo’n korte cyclus maakt het mogelijk om snel kennis over te dragen én om dat vervolgens direct in de praktijk toe te passen. De acties die er waren werden op deze manier gedoseerd gebracht, zodat het ook altijd haalbaar was. En, ook heel belangrijk, het hele proces bleef iedereen met elkaar verbonden en op de hoogte.’ Het veranderingsproces ging volgens de T-MC methode: Richten, Inrichten en Verrichten. Paul: ‘Tijdens het in kaart brengen
van de huidige situatie bleek al dat we vrijwel geen enkel proces goed beschreven hadden. Dankzij T-MC werd alles netjes geordend en op het juiste niveau geplaatst.’
En toen kwam corona
Vlak voordat het veranderingsproces in zou gaan, kwam corona. ‘Een verschrikkelijk chaotische en onzekere tijd,’ vertelt Paul. ‘We moesten veel handhaven, hadden nog geen idee wat de pandemie ons zou brengen. We hebben al met al 1,5 jaar in de overdrive stand gestaan.’ Ondanks de onzekerheden startte het traject. ‘Juist door de onzekerheden,’ zegt Paul stellig. ‘De werkdruk werd alleen maar groter, net als de behoefte aan duidelijke rollen en processen.’
Structuur en helderheid in taken
Er werd veel gesproken over werkdruk en de aanpak van het werk. Paul: ‘We zorgden voor structuur in overleggen en maakten duidelijk waar je je punten kwijt kon. En dat je de rest mocht laten zitten. Omdat het niet bij jouw takenpakket hoort en je erop mag vertrouwen dat een ander daar verantwoordelijk voor is. Natuurlijk was het voor iedereen even zoeken. Het kostte tijd én energie, maar omdat alle verandering gedoseerd gebracht werd, was het tegelijkertijd helder, duidelijk en prettig.’
Casestudy
Gemeente Eindhoven
Veel energie
Toch was het niet altijd eenvoudig om iedereen mee te krijgen. Soms was het nodig om ‘op Koreaanse wijze’ taak- en rolverdelingen vast te stellen. Paul: ‘We leerden dat veranderingen niet altijd democratisch tot stand kunnen komen en dat er nu ook eenmaal zaken zijn waar je je aan dient te houden. Dat heeft ons uiteindelijk veel gebracht. De energie die vrijkomt als rollen en focus duidelijk zijn is enorm. Dat krijgen we ook terug van onze medewerkers.’
Waren er in het traject ook tegenvallers?
Paul lacht. ‘Corona was wel de grootste boosdoener. In meerdere opzichten. Het was niet altijd eenvoudig om veranderingen deels via online meetings over te brengen. We werden gedegradeerd tot postzegelformaat en dat maakte het soms erg lastig. Daarnaast viel een van de twee leidinggevenden al vrij snel uit. Dat werd gelukkig goed opgevangen door T-MC, maar het maakt het wel lastiger om een verandertraject te doorlopen.’
Vasthouden, borgen en eigen maken
De grote opgave voor de komende maanden is de ingezette veranderingen vasthouden, borgen en volledig eigen maken. Paul: ‘We moeten elkaar blijven corrigeren en bijsturen. We moeten alert blijven én binnen onze afspraken flexibel durven zijn. Dat laatste
kunnen we heel goed. We moeten er eerder voor waken dat we niet met zijn allen achter Asterix en Obelix aanrennen als ze op een everzwijn jagen. Juist in zo’n situatie moeten er voldoende mensen achterblijven voor de dingen die minstens zo belangrijk zijn.’
Paul van Hooff is Sectorhoofd Veiligheid, Juridische Zaken en Bestuur bij de Gemeente Eindhoven.
